Genere sinergia en su organización.
El factor determinante en los equipos de trabajo altamente eficientes es que son capaces de coordinar las acciones de sus miembros generando una sincronía entre sus pensamientos, acciones y reacciones.
Pero la sinergia no es algo que se hace sino una serie de acciones que se hacen o dejan de hacer para conseguir esta sincronía.
Para poder aumentar el nivel de sinergia en una organización se le debería tener en consideración dentro de los objetivos de todos los planes de mejora continua.
Las tencnologías de la información y comunicación cobran relevancia al ser facilitadoras en la sincronización de las acciones de los miembros de los equipos de trabajo de manera que no importando sus ubicaciones tanto espaciales como en el flujo del proceso este se llevará a cabo en el tiempo esperado, maximizando el trabajo en paralelo y reduciendo tiempos muertos en las ejecuciones en serie.
Tu negocio en todas partes
Al contar con presencia y comunicación a travez de internet se accede rápidamente a las siguientes ventajas consecuencia del acceso ubicuo que la red mundial ofrece:
- Permite al usuario acceder al sistema en cualquier lugar y hora.
- Permite el acceso mediante medios móviles.
- Acceso desde cualquier plataforma a su alcance.
- Permite la diseminación selectiva de información según el perfil e intereses.
- Fomenta una estructura social de trabajo sinérgico.
- Fomenta el fortalecimiento de equipos de trabajo remotos, a través de blogs, salas de chat, mensajería etc.
- El trabajador puede ser interrumpido mientras se desplaza de un lugar a otro y retoma el trabajo en cualquier momento o lugar.
Aumente el flujo de información
Sus procesos y departamentos pueden funcionar de manera continua y técnicamente ininterrumpida al usar sistemas de información para aumentar la velocidad de comunicación entre los mismos; Si no puede acortar las distancias: aumente la velocidad: Tener departamentos comunicados de manera estrecha e inmediata aumenta la velocidad del efecto dominó al momento de pasar información entre ellos. Los sistemas de información consiguen la aceleración del paso de imformación por medio del acceso remoto a un almacén de datos centralizado con lo que es como trabajar codo a codo, ademas el sistema al tener capacidad de monitoreo continuo sobre el almacen central de informcación puede emitir alertas en momentos clave que permitan la ejecución de acciones preventivas, o de mitigación en los momentos mas oportunos.
Nos ajustamos a sus necesidades
El objetivo de un sistema de información es aumentar la eficacia y eficiencia de los procesos con el fin de alcanzar los objetivos de la empresa, es por eso que un sistema no debería aumentar la complejidad de los procesos al momento de implementarse, esto es, el sistema debería ajustarse al proceso no el proceso al sistema con lo que en la práctica para maximizar su capacidad sinérgica al integrarse a la infraestructura de una empresa un sistema de información debera tener un mayor o menor grado de personalización; Los procesos de una empresa pueden ser suceptibles de modificiación en el dado caso de que sean ellos mismos los que no tienden a alcanzar los objetivos de la empresa pero en general es de esperar que en una empresa que tiene una cultura de mejora continua y dependiendo de su grado de madures debe ya contar con procesos suficientemente capaces de obtener estos resultados. Si una empresa ya cuenta con los procesos óptimos para conseguir sus metas la implementación de sistemas de información y comunicación adaptados a estos procesos es solo como aceitar un buen motor; La misma analogía aplica al proceso de cambio de aceite donde el desgaste se puede entender como los cambios en los procesos empresariales que el sistema de información no aplica si no se actualiza o cambia, lo que genera asperezas en el proceso de comunicación que se supone debe agilizar; Es imposible no tener que lidiar con este tipo de desgaste dado que los objetivos de una empresa son suceptibles de cambio consecuencia de cambios internos o externos, es por eso que lo único que no cambia es que todo cambia y así lo deben hacer tambien los sistmeas de información al formar parte ya de una empresa.
¿Cómo lo hacemos?
Este proceso de integración sinérgico que tiene por objetivo acelerar la comunicación entre sus procesos y mantenerla lo mas estrecha e inmediata posible es consecuencia de la personalización del sistema de información, dado que esta comunicación está optimizada a causa de un análisis y diseño específicos que se consiguen a travez del contacto y retroalimentación con quienes realizan el proceso de primera mano por medio del siguiente proceso:
Análisis
Es en esta parte donde se realizan las observaciones de todos los elementos que se ven involicrados en los procesos de la empresa: como los datos que se requieren para iniciar, como y quienes los manejan y que datos arroja o procesos inician al final de este o al mismo tiempo; En esta fase tambien se puede comprobar si los procesos cumplen con las metas de la empresa.
Desarrollo
Contando ya con la información de como se realizan los procesos se puede diseñar una solución que contemple el tipo de infraestructura que será requerirá para manejar la información, de que forma se deberá poder interactuar con el sistema y de que manera el sistema debera advertir al usuario en caso de alertas y todos los por menores que sean necesrios para cubrir las necesidades de los procesos; Una vez que se tiene el diseño este se puede cristalizar en el sistema de información en forma de un programa informático que el cliente podrá integrar a su sistema de cómputo al momento de la implementación.
Implementación
Es un proceso donde el sistema de información se integra al entorno donde funcionará, se capacita al personal para su uso y muy probablemente inicie un proceso retroalimentativo consecuencia de mejoras o correcciones que se consideren necesarias y que solo se pueden identificar en esta etapa o por simple mejora continua.